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绩效目标制定后，就进入绩效辅导阶段，绩效辅导阶段是整个绩效管理过程中耗时最长的阶段，大家知道在进行绩效考核时应该有明确的依据，但又往往不知如何才能掌握明确的数据。
一、 绩效辅导阶段
绩效辅导阶段从一定意义上讲，是为绩效评价准备信息数据的。数据收集与记录包含两个内容。
1、 数据收集：是指不由主管本人进行记录，而是由其他人进行观察记录，最后由主管从他们手中获取，作为对员工进行绩效评价的重要依据的一种方式。
2、 数据记录：是由主管本人对员工工作过程中的行为表现进行的记录。
二、 为什么要进行数据收集与记录？
进行数据收集与记录的主要原因在于：
1、 数据可以提供绩效评价的事实依据。绩效评价结果的判定需要明确的事实依据作为支撑，尽管期初确定的工作目标或任务可以反映一些问题，但不足以证明员工完全按照规程、制度进行了操作。通过工作过程中收集或记录的数据，就可以作为对员工绩效诊断和绩效评价的重要依据。
2、 提供改进绩效的有力依据。我们收集数据和观察员工绩效的目的是为了解决问题、提高绩效。但要解决问题必须知道两件事，即存在什么问题和是什么原因引起了这个问题。假设笼统地对员工讲，你“沟通能力欠缺，需要改进”，员工可能不会在意，更不清楚如何改进。
3、 有助于诊断员工的绩效。对绩效信息的记录与收集可以使我们积累一定的关键行为。通过这些信息或关键行为，我们可以利用从“知识、技能、态度和外部障碍”四个方面来诊断员工的绩效，找出潜在问题，以便帮助员工改进。
4、 发生争议时的重要证据。当与员工发生争议时，可以有足够的事实记录作为依据。
三、 收集什么？记录什么？
尽管数据收集需要时间和精力，但一旦你掌握了一定的方法和技巧，你每天只要花五到十分钟时间记录就完全可以避免考核时的手忙脚乱和可能发生的不必要的争吵甚至投诉了，而且你收集的数据越多，你在绩效管理中就会越占主动地位。
（1） 收集什么？一定要收集与绩效有关的信息！包括：
确定绩效好坏的事实依据。例如：每个分部生产的产品数量、废品数据、客户不满的情况和客户表扬的情况。
找出绩效问题的原因。例如：员工在生产时是否有问题？是否被要求加快生产速度时才出现该问题？他们是不是仅在工作压力大时才会出现问题？
查明那些绩效突出情况背后的原因。搞清楚最优秀员工的工作方法后，你就可以利用这些信息帮助那些从事类似工作的员工，是他们工作得更好，以最优秀员工的工作为基准点。
为确定你的员工是否达到了他们的工作目标和标准提供依据。
（2） 从那里得到信息？同样，它取决于你的需要。不过信息可以来自多种渠道：
内、外部客户；
更上一级主管；
员工；
同你的部门和你的员工有联系的其他部门的管理者和员工。
（3） 记录什么？仅对绩效管理本身来说，你可能要对下列东西作文档：
目标和标准达到或未达到的情况；
员工因工作或其他行为受到的表扬和批评的情况；
证明工作绩效突出或低下所需的具体证据；
对你和员工找到问题或成绩原因有帮助的其他数据；
你同员工就绩效问题进行谈话的记录，问题严重时还应让员工签字；
关键行为数据，一般指比较典型或极端的行为。
（4） 如何记录？为了方便大家学会如何记录，建议大家采用“员工绩效记录卡”的形式（见样表，可参考样表自行设计）。
四、 绩效记录的原则
绩效记录的原则包括：
基于事实，尽可能地描述事情的经过，不要修饰或解释；
语句简洁、扼要、突出重点；
尽量记录具体事实，避免泛泛而谈。
(赵淑瑾 整理)
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